Nie wieder Stapel!

(unbezahlte Buchvorstellung)

Orange ist eine Signalfarbe. Kein Wunder, dass ich dieses Buch in der Bücherei entdeckt habe. Und der Titel – mit Ausrufezeichen! – klingt verlockend.
Es geht um Büroorganisation, laut Untertitel „in fünf einfachen Schritten zum perfekt organisierten Schreibtisch“. Die Frau auf dem Coverfoto sitzt nicht dahinter, sondern erfreut sich an Frischluft und Sonne irgendwo draußen. Wenn’s im Büro perfekt läuft, gibt’s mehr Freizeit. Wollen wir das nicht alle?

Die Autorin Nicole Sehl hat ihre Organisationsmethode in der Praxis entwickelt und berät damit Firmen und Einzelpersonen schon viele Jahre. Im Buch stellt sie diese Methode vor, klar, übersichtlich und kurzweilig zu lesen.

Im Zentrum stehen „Stapel“, ihre Wirkung und was man gegen sie tun kann – und muss.
Stapel gibt es in verschiedenen Ausprägungen – Stapel auf Schreibtisch und Regalen, Stapel in Briefkörben und Schubladen, Stapel in Ordnern, Stapel in Form von To-Do-Listen, E-Mails und vieles mehr. Alles was sich unstrukturiert sammelt, ist eine Form von Stapel. Stapel vermehren sich, breiten sich aus, stressen uns. Denn unserem Unterbewusstsein rufen sie zu: Wir bedeuten Arbeit.

Es geht also erstmal darum, alle – wirklich alle – Stapel aufzulösen. Sprich: alles Papier zu sichten und gründlich auszumisten. Mein Schredder ist heiß gelaufen, kann ich euch sagen.

Alles, was dann übrig ist, muss strukturiert werden. Auch hierfür liefert Sehls Methode klare Anweisungen. Ein paar Aspekte möchte ich hier schildern.

Kernpunkt für das Tagesgeschäft ist eine Arbeitsmappe 1-31 (im Bürobedarf auch Pultordner genannt). Die Zahlen stehen für die einzelnen Tage des laufenden Monats.
Jede Aufgabe, die hereinkommt, wird terminiert und in das entsprechende Tagesfach gelegt.
Am Morgen leert man das aktuelle Fach, hat alle Aufgaben und Termine des Tages vor sich und kann an die Arbeit gehen. Am Abend wird, was nicht erledigt werden konnte, neu terminiert und ins entsprechende Mappenfach gelegt.
Am Ende eines Monats ist die Arbeitsmappe 1-31 leer.

Für die längerfristige Planung gibt es als Ergänzung eine zweite Mappe 1-12; die Zahlen stehen hier für die Monate des Jahres. Alles, was nicht im aktuellen Monat erledigt werden soll, kommt in das Fach desjenigen Monats, in den die Aufgabe fällt.
Am ersten Arbeitstag des neuen Monats nimmt man alle Unterlagen aus dem entsprechenden Mappenfach und ordnet sie in die Arbeitsmappe 1-31 ein.

Bestehen die Unterlagen zu einer Aufgabe aus mehreren Blättern, werden diese in Sichthüllen zusammengefasst, die in die Arbeitsmappe gelegt werden.
Sind die Unterlagen zu umfangreich, werden sie ausgelagert in eine Hängeregistratur, den dritten Teil der Organisation. Die Hängemappen haben Nummern und werden abwechselnd für unterschiedliche Projekte genutzt. Statt der Unterlagen selbst wird ein Blatt mit ein paar Stichworten zum Projekt und der Nummer der Hängemappe als Querverweis in die Arbeitsmappe gelegt.

Auf diese Weise tauchen alle Unterlagen (oder der Querverweis zu ihnen) zum richtigen Zeitpunkt auf, man muss nicht suchen, kein Chaos, kein Stress.

Papier kommt ins Büro herein, muss aus dem Büro heraus, muss abgelegt werden. Alles Möglichkeiten, neue Stapel zu generieren. Nur wenn hier Strukturen aufgebaut werden, die einfach zu handhaben sind, wird den Stapeln der Garaus gemacht.
Eingang und Ausgang im Büro werden über Briefkörbe organisiert, ebenso die Ablage und Einiges, was man griffbereit benötigt.

Ablage – auch so ein ungeliebtes Thema. Organisation der Aktenordner hilft hier weiter, z.B. gleiche Farbe für gleiche Themen, gleichartige Beschriftung per Drucker bringen Einheitlichkeit und Ruhe.
Mit einheitlichen Farben arbeite ich schon eine Weile. Allerdings wollte ich schon länger meine Unterlagen neu ordnen, weil sich im Laufe der Jahre einiges verändert hat. Und die handbeschrifteten Etiketten waren inzwischen ziemlich unübersichtlich geworden.
Hier kommt der Vorher-Nachher-Vergleich am Beispiel meiner Kreativ-Ordner (Schreiben rot, Kunst violett).

Vorher

Nachher

Ähnlich wie das Arbeitsmappensystem und die Aktenpläne fürs Papier kann man natürlich auch digitale Unterlagen organisieren.
Außerdem gibt es im Buch Kapitel zur Ergonomie, zu Möbeln und Raumgestaltung, denn auch diese Bereiche sind für eine erfolgreiche Büroorganisation wichtig.

Fazit: Ein Buch, das einerseits anschaulich erklärt, wie Stapel und Unordnung im Büro entstehen und psychologisch wirken, und andererseits eine praktische Anleitung liefert, eine einfache Methode zur Büroorganisation umzusetzen.
Und wenn man den Begriff „Stapel“ vom Büro überträgt auf andere Räume und andere Materialien als Papier, dann könnte das Prinzip sich bewähren gegen all das Gerümpel und Zeug, mit dem wir Tag für Tag zuhause zu tun haben.

Nicole Sehl: Nie wieder Stapel!
Weinheim: Wiley-VCH Verlag 2018, 3. Auflage